Digitalisiert-vernetzte Kinderwagenproduktion
Die Firma My Junior mit Sitz in Aachen ist Hersteller von Kinderwagen und -zubehör. Im Zuge des Verkaufes passiert der Prozesse zur Auftragsabwicklung an vielen Stellen noch manuell. Daraus ergeben sich Schwierigkeiten zur kurzfristigen und genauen Prognose von Lieferzeiten. Eine Digitalisierung des Auftragsprozesses soll nun nicht nur die Potentiale einer effizienteren Bearbeitung heben, sondern durch automatisierte Statusmeldungen an die Kunden auch deren Zufriedenheit erhöhen.
Das Unternehmen
My Junior ist zum Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme mit „Digital in NRW“ bereits seit über zwei Jahren erfolgreicher Hersteller von Kinderwagen und Kinderwagenzubehör. Bei den Produkten bleibt kein Elternwunsch offen – an jegliche Bedürfnisse des Nachwuchses wird gedacht. Durch Empathie und eigene Erfahrung kann das Unternehmen, welches aktuell 12 Mitarbeiter beschäftigt, seine Produkte mit vollster Zufriedenheit an seine Kunden ausliefern.
Foto: My Junior GmbH
Die Ausgangssituation
Die Kunden bestellen die Kinderwagen und das Zubehör im unternehmenseigenen Onlineshop.
Bis zum Zeitpunkt der Bestell-Auslieferung setzen die Mitarbeitern im Prozesses der Auftragsabwicklung viele Arbeitsschritte um, meist manuell. Bestellungen werden aufgenommen und nach Zahlungseingang an ein externes Logistikunternehmen weitergeleitet. Dabei ergeben sich die zu produzierenden Stückmengen aus der Differenz von Lagerbestand und Bestellung. Die nicht-digitalisierten Auftragsbegleitscheine dienen nur intern der Überprüfung, Visualisierung und Erfassung des Auftragsfortschrittes. Der aktuelle Bestellstatus bleibt für die Kunden undurchsichtig.
Die manuellen Bearbeitungen von Aufträgen, Stornierungen und Retouren führt zu Zeitverzögerungen, die sich final in langen Antwortzeiten zum meist kundenmotiviert angefragten Bestellstatus zeigen. Ein weiteres Problem bringen die zeitintensiven telefonischen Auskünfte an die Kunden mit sich.
Das Projekt
Aus dem Ziel, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen resultieren die Themen, mit denen sich das Projekt auseinandersetzen möchte: Die Mitarbeiter werden durch eine vollständig digitalisierte Auftragsabwicklung und automatische Erfassung der Stornierungen und Retouren zeitlich entlastet. My Junior wird befähigt, eine genaue Prognose der Lieferzeiten zu geben sowie Mitteilungen über den Lieferstatus an die Kunden automatisch zu versenden. Auch folgt aus der vollständig digitalisierten Auftragsabwicklung eine Minimierung des Papieraufwandes und der aktuelle Auftragsstatus wird transparent und rückverfolgbar. Außerdem sollen die am Fertigungs- und Versandprozess beteiligten Parteien die jeweiligen Prozessschritte aufwandsarm zentral melden können.
Foto: Digital in NRW
Gutes Vorankommen schon beim ersten Arbeitstreffen
Das Projektteam startete mit einem umfangreichen ersten Arbeitstreffen. Als Grundlage für alle weiteren Projektschritte lag auf der Aufnahme des kompletten Produktions- und Logistikprozesses dabei ein großes Augenmerk. Der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung wurde mitsamt den aktuell eingesetzten Werkzeugen zur Nachverfolgung detailliert besprochen. Dabei zeigen sich bereits die „Schwachstellen“ im Betriebsprozess. Recht schnell konnte der Digitalisierungsbedarf durch eine nun transparente Ist-Situation identifiziert werden.
Damit die Fachexperten von „Digital in NRW“ ein ersten Lösungskonzept ausarbeiten konnten, wurden in diesem Zuge weitere Rahmenbedingungen notiert. Wichtig dabei waren die vorhandene IT und technische Infrastruktur, das geplante Investitionsvolumen und die Anforderungen weiterer im Prozess beteiligter Partner, worunter neben den Lieferanten und dem Logisitkzentrum auch die Kunden von My Junior gehören.
Zum Abschluss des Workshops wurden drüber hinaus auch noch die Kriterien diskutiert, unter denen eine passende Softwarelösung in einem der nächsten Projektschritt gewählt wird.
Projektsteckbrief
Titel: Digitalisiert-vernetze Kinderwagenproduktion
Projektpartner: My Junior GmbH, Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen
Projektlaufzeit: September 2017 – Januar 2018
Das Vorhaben in Stichworten:
- Detaillierte Aufnahme des Auftragsabwicklungsprozesses
- Identifikation von Digitalisierungsbedarfen
- Aufnahme betrieblicher Rahmenbedingungen und Anforderungen
- Überführung in ein softwaregestütztes Lösungskonzept
- Identifikation und Bewertungen verfügbarer Softwarelösungen
- Implementierung der ausgewählten Lösungen und Integration in die betrieblichen Abläufe
Abschlussbericht: Aachener Start-Up My Junior arbeitet mit digitalisierter Auftragsabwicklung
Von Stift und Papier zu Tablet und Software
„Wir als junges Unternehmen möchten uns langfristig am Markt positionieren. Dafür ist die Zufriedenheit der Kunden enorm wichtig. Und neben der Produktqualität spielt da die Qualität von Service und Auftragsabwicklung eine große Rolle“, so Kamil Nokielski, Geschäftsführer und Unternehmensgründer von My Junior. „Der Kunde möchte über seine Bestellung informiert sein und sich auf die Informationen verlassen können.“ Das junge Aachener Unternehmen hat mit dem Komptenzzentrum „Digital in NRW“ ein Projekt umgesetzt, bei dem es um die vollständige Digitalisierung der Auftragsabwicklung ging: Lieferzeitpunkte sollten prognostiziert und der Status der Bestellung automatisch an die Kunden übermittelt werden.
Notwendig geworden war der Weg von Stift und Papier hin zu Tablet und Software durch das schnelle Wachstum des Start-ups und seines Kundenkreises. Im Mai 2014 gegründet, stellt My Junior heute jährlich über 40.000 Kinderwagen her und ist die am schnellsten wachsende Kinderwagenmarke Deutschlands. Ein Erfolg, der sich auch in zahlreichen neuen Aufträgen sowie Kunden- und Lieferanfragen bemerkbar machte. „Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem eine Auftragsabwicklung und Produktionsplanung nicht mehr ohne eine digitale Erfassung möglich war“, blickt Nokielski zurück. Insbesondere, weil Kunden auch telefonisch nach dem Stand ihrer Bestellung und Lieferzeiten fragten. „Zum Teil hatten wir 30 Nachfragen pro Tag. Pro Auftrag war damit ein zeitlicher Aufwand von mindestens fünf Minuten verbunden, bei Aufträgen mit Unregelmäßigkeiten waren es bis zu 45 Minuten“, so Nokielski.
Ein Vorgehen, dass zu viel Zeit kostete und die Mitarbeiter zudem immer aus dem jeweiligen Alltagsgeschäft herausriss. „Mit der digitalisiert-vernetzten Kinderwagenproduktion haben wir die Abläufe effizienter und gleichzeitig kundenfreundlicher gestalten können“, erklärt Amelie Metzmacher, wissenschaftliche Mitarbeiterin am WZL und Projektleiterin. Während der fünfmonatigen Laufzeit hat „Digital in NRW“ gemeinsam mit My Junior die Auftragsabwicklung digitalisiert und den Papieraufwand minimiert. „Alle Aufträge, Modelle und Lieferzeiten sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar, alle Reklamationen, Retouren und Stornierungen werden sofort erfasst“, so Metzmacher. Und die Kunden können über einen LogIn-Bereich auf der Webseite den aktuellen Fortschritt in der Produktion sowie den Liefertermin ihres Kinderwagens abrufen.
Erfolgreicher Digitalisierungsauftakt
Möglich macht das ein individuell konzipiertes und für die Produktions- und Logistikprozesse von My Junior programmiertes Software-Tool. Die webbasierte Lösung wurde in Verbindung mit dem bisherigen PrestaShop-Konzept umgesetzt und ermöglicht einen Zugriff durch mehrere Benutzer gleichzeitig. Außerdem ist sie hardwareunabhängig ist und kann einfach aktualisiert und gesichert werden.
Mitte Februar wurde die Lösung implementiert und in die betrieblichen Abläufe integriert. „Der gesamte Bestellprozess ist jetzt transparent gestaltet und wirkt Kundenanfragen oder auch -beschwerden grundsätzlich erst einmal entgegen“, so Metzmacher.
Und das Projekt erzeugt nach seiner Umsetzung für das Unternehmen noch deutlich mehr Nutzen. Die am Fertigungs- und Versandprozess beteiligten Parteien melden jetzt die jeweiligen Prozessschritte aufwandsarm zentral. Der aktuelle Auftragsfortschritt ist rückverfolgbar und transparent. Und auch die Planung der Kunden wird vereinfacht. „Gerade bei Kinderwagen ist ein verlässliches Lieferdatum Grundvoraussetzung für die Kundenzufriedenheit und natürlich ein wichtiges Ziel“, so Kamil Nokielski. Schließlich hat eine im Projektverlauf geführte Umfrage zum Kinderwagenkauf ergeben, dass 90 Prozent der Befragten Informationen über den Bestellfortschritt wünschen – per E-Mail oder über das Kundenkonto im Onlineshop. „Mit der Umsetzung des Projekts können wir das gewährleisten und haben zudem einen großen Schritt Richtung Digitalisierung unternommen.“
Über das Ziel hinaus
Das Projekt lief – so Nokielski – „traumhaft“ und noch innerhalb der kalkulierten Laufzeit waren zum Projektabschluss nicht nur alle Ziele aus dem Anforderungskatalog erreicht. Darüber hinaus haben die Experten vom Kompetenzzentrum sogar noch nachträgliche Wünsche von My Junior umgesetzt, so z. B., dass Bestellungen storniert, Versandlisten händisch bearbeitet oder das Fertigungsaufträge auch bei Bestellung auf Rechnung ausgelöste werden können. Die abschließend bei MyJunior implementierte Lösung erfüllt also nicht nur das ursprüngliche Anforderungskonzept, sie realisiert auch weitergehende Funktionalitäten in den Auftragsabwicklungsprozess des Unternehmens. „Wir haben durch das gemeinsame Projekt mit Digital in NRW viel gelernt und viel erreicht“, ist Kamil Nokielski überzeugt. „Und davon profitieren jetzt auch unsere Kunden.“
