Effi­zi­enter und trans­pa­renter mit neuem ERP-System

Digital in NRW unter­stützt FELTRON ZEISSLER bei Anbie­ter­aus­wahl und Imple­men­tie­rung

Die Einfüh­rung eines neuen ERP-Systems ist mit hohen Inves­ti­ti­ons­kosten, viel Zeit­auf­wand und einigen Prozess­ver­än­de­rungen verbunden. Gerade kleine und mittlere Unter­nehmen (KMU) schrecken häufig vor diesen Hürden zurück und schieben eine System­um­stel­lung oder -einfüh­rung vor sich her. Auch die FELTRON Elek­tronik – ZEISSLER & Co. GmbH stand vor diesen Heraus­for­de­rungen – und hat sie erfolg­reich gemeis­tert. Im Rahmen einer Umset­zungs­be­glei­tung mit Digital in NRW, dem Vorläufer des Mittelstand-Digital Zentrum Rheinland,  stellt das fami­li­en­geführte Unter­nehmen aus Troisdorf auf ein neues ERP-System um.

Auch aktuell arbeitet der Hersteller von Ausbil­dungs- und Prüfungs­ma­te­rial für elek­tro­tech­ni­sche und elek­tro­me­cha­ni­sche Ausbil­dungs­be­rufe mit einem ERP-System. „Aller­dings erfüllt es gewisse Kriterien nicht oder nicht mehr“, weiß Leo Nuy, wissen­schaft­li­cher Mitar­beiter am Werk­zeug­ma­schi­nen­labor (WZL) der RWTH Aachen und bei Digital in NRW verant­wort­lich für die Umset­zungs­be­glei­tung. „Aus diesem Grund sucht das Unter­nehmen jetzt auch ein System, das allen indi­vi­du­ellen Anfor­de­rungen entspricht.“

Von der Auswahl bis zur Einfüh­rung

Nicht nur bei dieser Suche unter­stützen die Experten von Digital in NRW FELTRON ZEISSLER: Von der Auswahl über die Abstim­mung und die Konzep­tio­nie­rung bis hin zur Einfüh­rung begleitet das Mittel­stand 4.0 Kompe­tenz­zen­trum das Unter­nehmen. Den Anfang der Zusam­men­ar­beit machte dabei ein Unter­neh­mens­dialog, in dem alle Anfor­de­rungen an das neue System fest­ge­legt wurden. Neben einer guten Usability, der Abbildung spezi­fi­scher Workflows sowie der Kalku­la­tion verschie­dener Steu­er­sätze legte FELTRON ZEISSLER zudem großen Wert auf einen geringen Wartungs­auf­wand. „Viele KMU haben keine eigene IT-Entwick­lung im Haus und beschäf­tigen keine Soft­ware­ent­wickler“, erklärt Leo Nuy. „Da muss das System einfach zu handhaben sein.“

System­lö­sungen für KMU

Grund­sätz­lich sind gängige Produkte der Anbieter am Markt stark auf die Bedürf­nisse großer Konzerne ausgelegt. Wer auf KMU spezia­li­sierte Systeme sucht, muss in eine tiefe Recherche einsteigen, die Zeit und Know-how erfordert. Eine Aufgabe, die Digital in NRW für den Trois­dorfer Fami­li­en­be­trieb über­nommen hat: „Wir haben den Markt gescreent, Anbieter geeig­neter Lösungen recher­chiert und bewertet“, so Nuy. Ein beson­deres Augenmerk lag dabei auf den KMU-Refe­renzen der Anbieter: So soll sicher­ge­stellt werden, dass ein Mittel­ständler nicht „der kleine Fisch im Kunden­pool ist“, macht Leo Nuy deutlich. Insgesamt zehn Anbieter kamen auf die Longlist, nach Rück­sprache mit FELTRON ZEISSLER wurden drei in die engere Wahl genommen.

Mehr Effizienz und Trans­pa­renz

In zwei­stün­digen Online-Präsen­ta­tionen ging es dann ins Detail. Funk­tionen zu Auftrags­ab­wick­lung, Kapa­zi­täts­pla­nung oder zum Doku­men­ten­ma­nage­ment wurden erläutert, Server­spe­zi­fi­ka­tionen abge­gli­chen und der finan­zi­elle Rahmen abge­steckt. „Aktuell bereiten wir die Gesprächs­pro­to­kolle auf, tragen die wich­tigsten Infor­ma­tionen zusammen und bereiten Vor-Ort-Termine vor“, erläutert Leo Nuy.

Ist dann die Entschei­dung für ein System gefallen, wird Digital in NRW histo­ri­sche Daten aus dem alten ERP-System extra­hieren, eine Daten­über­nahme vorbe­reiten und auch die Einfüh­rung begleiten, die derzeit für das vierte Quartal 2020 geplant ist. „Natürlich wird das mit einigen Umstel­lungen verbunden sein – auch für die Mitar­bei­tenden“, erklärt der Projekt­ver­ant­wort­liche. „Aber die interne Kommu­ni­ka­tion bei FELTRON ZEISSLER ist sehr gut und die Beleg­schaft ist an einem System inter­es­siert, das ihnen die Arbeit zukünftig erleich­tert.“

Schritt Richtung Zukunft

Schließ­lich sollen beispiels­weise Angebote, Auftrags­be­stä­ti­gungen und Rech­nungen zukünftig auto­ma­ti­siert erstellt, eine Auftrags­lo­ka­li­sie­rung etabliert und Kapa­zi­täten effizient geplant werden können. Zudem möchte das Trois­dorfer Unter­nehmen mit der Digi­ta­li­sie­rung auftrags- und ferti­gungs­be­zo­gener Daten die Effizienz der Geschäfts- und Produk­ti­ons­pro­zesse steigern und mehr Trans­pa­renz über Kosten­struk­turen und Unter­neh­mens­ab­läufe schaffen. Damit geht der Mittel­ständler einen entschei­denden Schritt Richtung Zukunft: „Das Projekt ist eine gute Grundlage, auf der weitere Digi­ta­li­sie­rungs­schritte aufgebaut werden können“, ist Leo Nuy überzeugt.